TATA NASKAH DINAS
Surat menyurat yang baik dan benar
(Oleh SUMARLIN ZBU)
Sebagai Aparatur Sipil Negara, kita selalu berhadapan dengan administrasi, baik yang berkaitan dengan keuangan, laporan pertanggungjawaban dan yang tak kalah pentingnya adalah Surat Menyurat. Jika kita cermati ada banyak model surat yang akan kita temui dari satu instansi maupun instansi lain, dalam satu kantor atau satu bidang dan bahkan satu seksi sekalipun bentuk suratnya dapat bermacam-macam modelnya. Ada yang menggunakan jenis huruf Arial, ada yang Times New Roman ada Comic Sans Ms, demikian juga ukuran kertas ada yang menggunakan ukuran kerta Foliodan A4. Margin atas bawah, kiri kanan juga berbeda-beda, ada yang terlalu kekiri, ada juga yang terlau kekanan, seperti lagu gemu fa mire khas NTT dengan logat makasar, kekiri, kekiri, kekiri dan kekanang, kekanang, kekanang,…… ada yang tulisannya sudah hampir menyentuh batas bawah kertas dan ada juga yang masih menyisakan ruang yang cukup untuk batas bawahnya. Belum lagi jika kita mencermati kode-kode yang terdapat pada penomoran dan sifat surat. Sering kita menemui kode-kode unik berbeda yang menyertai nomor surat serta sifat surat mulai dari Penting, Segera, Amat Segera dan Biasa. Timbul pertanyaan apakah Surat yang kita hasilkan tersebut sudah baik dan benar, atau adakah aturan baku yang dapat dipedomani sehingga dalam rangka tertib admiistrasi terdapat keseragaman format surat di lingkungan Pemerintah.
Baca juga
Dapatkah ASN yang masih menjabat pada satu isntansi dilantik pada jabatan lain
Ijin cerai aparatur sipil negara
Aturan yang beleum ada ketentuan pelaksananya, dapatkah dilaksanakan
Pengaturan tentang Tata Naskah Dinas sebenarnya telah lama diatur dengan diterbitkannya Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 2 Tahun 2005 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Provinsi, Selanjutnya pada Tahun 2008 dilakukan Perubahan dengan diterbitkanyya Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 10 Tahun 2008 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 2 Tahun 2005 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Provinsi dan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 3 Tahun 2005 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten/Kota sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 9 Tahun 2008 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 3 Tahun 2005 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten/Kota tidak sesuai lagi.
Selanjutnya seiring dengan perkembangan keadaan, keberadaan peraturan tersebut diatas dipandang sudah tidak relevan lagi dan diterbitkanlah Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 Tahun 2009 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah yang mencabut peraturan sebelumnya sehinga peraturan Menteri ini yang menjadi rujukan dalam penyusunan Tata Naskah Dinas.
Baca juga
Tak mampu bayar hutang, dapatkah dipidana
Semua orang sama dimata hukum, mungkinkah ?
Pembahasan surat menyurat kedinasan dapat kita kelompokkan sebagai berikut :
1. SAMPUL SURAT
Sampul surat selain memuat identitas instansi penerbit surat dan tujuan surat juga dapat memuat kode keamanan surat yang terdiri dari :
a. SR artinya Sangat Rahasia; surat sangat rahasia, merupakan surat yang materi dan sifatnya memiliki tingkat keamanan yang tinggi, erat hubungannya dengan rahasia negara, keamanan dan keselamatan negara.
b. R artinya Rahasia, merupakan surat yang materi dan sifatnya memiliki tingkat keamanan tinggi yang berdampak kepada kerugian negara, disintegrasi bangsa.
c. P artinya penting, merupakan surat yang tingkat keamanan isi surat perlu mendapat perhatian penerima surat
d. K artinya konfidensial, merupakan surat yang materi dan sifatnya memiliki tingkat keamanan sedang yang berdampak kepada terhambatnya jalannya pemerintahan dan pembangunan.
e. B artinya biasa, merupakan surat yang materi dan sifatnya biasa namun tidak dapat disampaikan kepada yang tidak berhak.
2. PENOMORAN DAN SIFAT SURAT
a. Penomoran surat dilakukan melalui satu pintu yang dikelola di bagian Tata Usaha, item yang terdapat dalam nomor surat minimal memuat Kode Klasifikasi Surat, Nomor Urut Surat, Kode Instansi, . Misalnya : 180/1234/HK-A
180= Adalah kode klasifikasi surat
1234 = Nomor urut surat
HK-A= adalah kode instansi dan ditambah dengan bidang yang mengelola surat yaitu dari Bidang A di instansi bersangkutan
Pada kondisi tertentu penomoran surat juga memuat bulan surat keluar yang ditulis dalam angka Romawi dan tahun keluar surat
Adapun kode klasifikasi surat mengikuti Peraturan Kepala Daerah masing-masing.
b. Sifat Surat, tanpa sadar terkadang kita terkesan seenaknya mencantumkan sifat surat hanya dengan mengira-ngira muatan surat yang kita ketik tanpa mengetahui makna dan konsekwensi dari sifat surat yang kita masukan dalam sifat surat itu sendiri. Sifat surat memiliki makna dan konsekwensi masing-masing yaitu :
- Biasa mengandung makna bahwa surat tersebut diproses maksimum 5 (lima) hari kerja sejak surat diterima.
- Penting mengandung makna surat tersebut diproses maksimum 3x24 jam sejak surat diterima.
- Segera surat tersebut diproses maksimum 2x24 jam sejak surat diterima.
- Amat Segera surat tersebut diproses maksimum 1x24 jam sejak surat diterima.
Setelah mengetahui konsekwensi sifat surat tersebut hati-hati ya mencantumkan sifat surat, dan bagi yang menerima surat juga agar tahu diri untuk segera memprosesnya demi terwujudnya pelayanan prima,..
3. PENGATURAN MARGIN.
Hal yang tak kalah penting dalam surat menyurat adalah pengaturan margin surat, Penempatan margin ada aturannya yaitu sebagaimana tergambar dalam bentuk format surat dibawah ini.
4. JENIS DAN UKURAN HURUF
Jenis huruf surat yang resmi adalah menggunakan jenis huruf Arial dengan jarak 1 - 1,5 spasi atau dapat juga disesuaikan dengan kebutuhan, hal ini dibuat tidak mengikat agar pengaturan estetika surat dapat dikondisikan sedemikian rupa sehingga antara muatan surat dapat diatur dengan kolom tandatangan Kepala Instansi, sebab jika antara isi surat dengan tanda tangan pejabat terpisah selain dari aspek estetika tidak elok juga dapat berpeluang terjadinya penyalahgunaan atau perubahan isi surat.
5.PARAF DAN TANDA TANGAN
5.PARAF DAN TANDA TANGAN
Sebelum surat dinaikan ke pimpinan maka haruslah diparaf secara berjenjang oleh pejabat yang ada dibawahnya. Paraf bisa berupa paraf koordinasi dan paraf hirarki. Paraf wajib menggunakan tinta biru tua dan untuk penandatanganan wajib menggunakan tinta berwarna hitam. Untuk itu bagi anda yang memiliki jabatan wajib memiliki minimal 2 buah pulpen yang berwarna hitan dan biru tua dan jika ingin menambah koleksi pulpen berwarna merah muda itu sudah diluar dari ketentuan yang diatur dalam peraturan ini.
6.PENULISAN GELAR
Penulisan nama Kepala Daerah pada naskah yang bersifat produk hokum seperti penandatanganan Surat Keputusan, Peraturan Kepala Daerah, Peraturan Daerah tidak menggunakan gelar. Selanjutnya pada naskah surat maka nama Kepala Daerah wajib mencantumkan gelar. Hal tersebut berlaku mutatis mutandis juga bagi Kepala SKPD dan ditambah dengan pencantuman NIP dan Pangkat.
dalam penulisan gelar juga harus diperhatikan dalam pencantuman titik koma, misalnya pada gelar hukum biasa diketik SH, MH padahal yang seharusnya adalah S.H, S.H atau S.H, M.Hum.
7. STEMPEL
Dalam membuat stempel kita harus memperhatikan ukuran stempel sesuai aturan. ASN yang ditugaskan dalam mebuat stempel harus paham Ukuran Stempel yang seharusnya, jangan sampai karena ingin mengambil keuntungan stempelnya dikecilkan atau sebaliknya karena ingin mencari perhatian pimpinan stempelnya dibuat selebar ban mobil, adapun ukuran stempel yang benar adalah sebagai berikut :
a. ukuran garis tengah lingkaran luar stempel jabatan dan stempel perangkat daerah adalah 4 cm;
b. ukuran garis tengah lingkaran tengah stempel jabatan dan perangkat daerah adalah 3,8 cm;
c. ukuran garis tengah lingkaran dalam stempel jabatan dan perangkat daerah adalah 2,7 cm; dan
d. jarak antara 2 (dua) garis yang terdapat dalam lingkaran dalam maksimal 1 cm.
Selanjutnya stempel hanya dapat dipegang oleh ASN yang bertugas di bagian ketatausahaan dan wajib di SK kan oleh Kepala SKPD.
Baca Juga
Senja di akang cave
Limbah sawit untuk pangan
8. PENGGUNAAN REDAKSI KATA DAN KALIMAT
Dalam merancang draft surat ada beberapa kata atau kalimat yang sering dijumpai walau secara substansi tidak salah namun perlu dilakukan koreksi guna terselenggaranya tertib administrasi. Kalimat atau kata yang kita gunakan dapat merujuk pada Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan. Kata atau kalimat yang sebaiknya digunakan adalah sebagai berikut :
a. sesuai ketentuan perundangan yang berlaku seharusnya sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.
b. selama-lamanya seharusnya paling lambat/paling singkat
c. Pihak Pertama seharusnya PIHAK KESATU
d. jika terdapat kata ayat atau pasal dalam sebuah kalimat maka kalimat yang mengikutinya adalah : sebagaimana dimaksud pada ayat sebagaiamana dimaksud dalam Pasal
e. jika terdapat item atau sub dalam substansi surat yang menggunakan huruf misalnya :
1. Adapun……… terdiri atas :
a. ….
b. ….
Maka huruf pertama pada kalimat tersebut adalah huruf kecil, contoh :
a. dalam hal,…..
b. bahwa
Namun jika kata pertama adalah kata Subyek atau kata ganti subyek maka huruf pertama tetap menggunakan huruf besar, misalnya
a. Gubernur……
b. Pemerintah……
c. Abdul …..
f. Jika terdapat kalimat yang berbentuk tabulasi yang merupakan satu kesatuan baik dalam bentuk nomor maupun huruf atau dalam bentuk apapun, maka pada akhir kaliamat diberi tanda titik koma tanpa spasi seperti berikut ini :
Bahwa dalam melaksanakan sesuatu kita harus melakukannya melalui tahapan:
a. perencanaan;
b. pelaksanaan;
c. pengawasan;dan
d. evaluasi.
Pada huruf a dan b pada akhir kata diberi tanda baca titik koma, selanjutnya pada huruf c setelah tanda baca titik koma ditambahkan kata dan sebagai isyarat bahwa setelah yang berikutnya tidak ada lanjutannya lagi.
g. Dalam hal surat yang membutuhkan tanda tangan antara PIHAK KESATU dan PIHAK KEDUA maka posisi PIHAK KESATU berada disebelah kiri surat.
Rujukan :
1. Undang-Undang Nomor 12 tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan
2. Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2014 tentang Administrasi Pemerintahan
3. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 Tahun 2009 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah
Komentar